Elige el camino según el trabajo
Un traspaso ocasional puede resolverse con exportación e importación CSV. Primero hay que comparar columnas, formatos y campos obligatorios. Esto no es una sincronización automática: alguien sigue preparando y cargando el fichero.
Para reunir y transformar datos en Excel, revisa Power Query. Microsoft documenta funciones de conexión, transformación y combinación. Su disponibilidad depende de versión, plataforma y origen; no implica que pueda escribir de vuelta en tu programa.
Si necesitas crear o actualizar registros entre dos aplicaciones, comprueba sus conectores o API, permisos y límites. La existencia de una API no acredita acceso con tu licencia ni compatibilidad con la operación concreta.
Automatizar clics puede ser una alternativa si no existe otra vía y el uso está permitido. Depende de la interfaz y exige supervisión ante cambios; no lo presentaría como una conexión estable sin ensayarlo.
Define las reglas antes de mover datos
Ejemplo ficticio: un catálogo identifica un artículo por referencia interna y una hoja lo nombra por descripción. No los cruces solo porque los textos se parecen. Decide una correspondencia verificable y deja los casos dudosos pendientes de revisión.
Conserva ceros iniciales en identificadores, distingue unidades de cajas y comprueba separadores decimales y fechas. Un fichero que se importa sin error puede contener cantidades equivocadas.
Elige qué sistema manda cuando ambos cambian. Si el programa de gestión es la fuente de tarifas, una hoja antigua no debe sobrescribirlas. Define también quién puede autorizar una corrección y cómo se deshace.
Usa una clave estable para evitar duplicados al repetir el proceso. Registra qué entradas se aceptan, rechazan o quedan pendientes; un total final no permite explicar cada incidencia.
Prueba una muestra que pueda fallar
Incluye filas normales, un duplicado, un dato obligatorio vacío y un registro modificado. Si solo pruebas el ejemplo limpio, no estás comprobando el trabajo que más tiempo puede costar.
Compara el resultado con el original campo a campo y vuelve a ejecutar la misma muestra. El segundo intento debe respetar las reglas acordadas, sin sumar pedidos o clientes por accidente.
Mide preparación, revisión, correcciones y mantenimiento, además de la ejecución automática. Si esos costes superan el trabajo que elimina, simplifica el proceso antes de ampliarlo. Empieza en una copia o entorno de pruebas y conserva posibilidad de volver atrás.
Una experiencia del propio proyecto
La demo documental de ALTRUIA muestra revisión de incidencias con datos ficticios. Sirve para discutir el recorrido; no acredita que ya esté conectada a tu ERP.
Fuentes y herramientas oficiales
Guía elaborada por ALTRUIA. Los ejemplos y criterios de revisión son orientativos; el diagnóstico requiere comprobar tu instalación.